管理体系文件编写导则怎么写?

    GBT2828.1,这份教材,讲透了!



    管理体系的文件编写导则该怎么写?其实并不难!来看下面这篇例文,非常值得参考!

    1. 目的
    为统一公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件的编写格式和表述规则,确保管理体系文件编写的规范化,特制定本导则。
    2. 适用范围
    适用于公司管理体系覆盖的所有制定文件的单位/部门。
    3. 职责
    技术中心负责管理体系文件编写导则的制、修订。
    4. 管理活动的内容与方法
    4.1 管理体系文件的结构
    管理体系文件由管理手册、程序文件、作业文件和记录四个层次构成。
    4.2  文件的内容
    4.2.1  管理手册的内容
    管理手册由封面、目录、概述、正文四个部分组成。
          a)封面
          b)概述内容包括:
               1)批准页(颁布令);
               2)方针和目标;
               3)前言。前言不包含要求,前言中给出文件的来源,版本情况、文件的编制、审核、批准人。
               4)组织简介;
         c)目录(目录要列出各章节的标题和页码);
         d)正文内容包括:
               1)范围;
               2)引用标准;
               3)术语和定义;
               4)管理体系;
               5)管理职责;
               6)资源管理;
               7)过程控制;
               8)监视、测量、分析和改进;
               9)附录。
    4.2.2  程序文件的格式要求
    程序文件由封面、目次、前言、程序文件正文四部分组成。
         a)封面
         b)目次(目次要有程序文件名称、编号、页码);
         c)前言;
         d)程序文件正文。
    4.2.3  作业文件的格式要求
    作业文件是规定基层作业活动的操作性文件,既有技术性的,也有管理性的,主要阐述工艺、技术方面的要求,为具体的操作人员提供作业要求的详细信息,以指导操作人员做好规定的工作。主要对作业项目内容、使用的材料、设备、实施步骤和方法、操作要领、质量判定准则、控制要求、检验与试验方法等方面进行描述,并明确谁来做,什么时间做等相应的职责。
    作业文件的格式:作业文件由封面和正文组成,正文的末端用横线断开表示正文结束。
    4.2.4 单位/部门内部文件的格式要求
    单位/部门内部文件是指由本单位/部门管理和使用且不具备上升为企业标准的的管理/技术文件。该文件由本单位/部门比照《文件控制程序》的要求自行管管理。
    单位/部门内部文件的格式:单位/部门内部文件由封面和正文组成,正文的末端用横线断开表示正文结束。
    4.3  管理体系文件书写要求
    4.3.1  编排
    管理体系文件书写层次可划分为章、条、段、列项、附录等。
    a) 章:章是文件内容划分的基本单元,用阿拉伯数字从1开始编号,章要有标题。
    章号后空一格跟标题。正文由顶格空二格起,另起行由顶格起。
    b) 条:条是章的细分,用阿拉伯数字编号,一般不宜超过3层,例:4.1、4.2.3。同一层次中有两个以上的条才可设条。条号后空一格跟标题,正文由顶格空二格起,另起行由顶格起。
    c) 段:段是章或条的细分,不编号。段的正文由顶格空二格起,第二行由顶格起。
    d) 列项:列项是由一个句子引出下列平行的分行语句。分行前应加破折号或加圆点。如需要识别时,则使用带半圆括号的小写拉丁字母序号。在字母形式的列项中,如需进一步细分,则应用带半圆括号的阿拉伯数字序号。
    e) 附录:附录要有附录号和标题,附录号用英文大写字母标注,附录标题置于附录条文之上居中的位置。每一个附录应另起一页。
    4.3.2  字体要求
    所有管理体系文件的标题用3号合体黑体;正文均采用4号宋体,文件的章号及章的标题用4号黑体,图注、脚注用5号宋体。行距为22,页边距上、下2.5cm,文件编写一律采用WORD文档格式,A4纵向纸型(图表除外)。
    4.3.3  管理体系文件正文应从单数页起排。
    4.4  版号
    管理手册和程序文件的封面应标注版号
    版次/修改次数
    版次----用A、B、C  ...表示版次;
    修改次数-----用1、2、3 ...表示修改次数。
    例:A/0-----表示第一版,未修改过;
    B/1------表示第二版,第1次修订。